Política legal
Esta política regula el tratamiento de datos personales realizado por INTELLECTCO S.A.S. respecto de usuarios, clientes, prospectos, empleados, contratistas, proveedores, visitantes y terceros, incluyendo servicios SaaS, aplicaciones web, aplicaciones móviles, APIs, integraciones, automatizaciones, inteligencia artificial, plataformas de mensajería y ecosistemas digitales.
El responsable del tratamiento de los datos personales es INTELLECTCO S.A.S., identificada con NIT 901259052-4. Para efectos de atención de solicitudes, consultas, reclamos, revocatorias o asuntos relacionados con privacidad, el canal habilitado es el correo electrónico hola@intellectco.com.co.
Cuando INTELLECTCO S.A.S. actúe por cuenta de un cliente empresarial, podrá tener la calidad de encargado del tratamiento respecto de los datos personales que dicho cliente cargue, administre o procese en las soluciones contratadas. En esos casos, el cliente mantiene la calidad de responsable frente a sus propios titulares, salvo pacto o disposición legal en contrario.
La presente política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Ley 1266 de 2008, Ley 527 de 1999, Ley 1273 de 2009 y demás normas aplicables. Adicionalmente adopta principios alineados con estándares internacionales de privacidad y protección de datos inspirados en GDPR cuando resulten compatibles con la legislación colombiana.
El tratamiento de datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
INTELLECTCO S.A.S. procurará que los datos tratados sean pertinentes, adecuados, necesarios y proporcionales frente a las finalidades informadas, evitando solicitar información que no resulte razonablemente necesaria para el servicio, diagnóstico, relación contractual o soporte requerido.
Aplica a sitios web, plataformas SaaS multiusuario, sistemas empresariales, aplicaciones móviles, integraciones con Meta, Facebook, Instagram, WhatsApp Business Platform, OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft, AWS, Azure, GCP y cualquier tercero utilizado para la prestación de servicios.
Podrán recopilarse datos de identificación, contacto, autenticación, facturación, navegación, telemetría, auditoría, soporte técnico, seguridad, geolocalización aproximada, actividad transaccional, contenido de comunicaciones y demás datos suministrados voluntariamente por el usuario.
Según el servicio contratado, también podrán tratarse datos de representantes legales, empleados, operadores, residentes, visitantes, proveedores, clientes finales, usuarios de parqueaderos, administradores de propiedad horizontal, contactos comerciales y personas que interactúen con canales digitales administrados por INTELLECTCO S.A.S. o por sus clientes.
INTELLECTCO S.A.S. no solicita datos sensibles como regla general. Si por la naturaleza de una integración, soporte, canal de atención o servicio fuese necesario tratar datos sensibles, se informará la finalidad y el carácter facultativo de responder o autorizar dicho tratamiento cuando aplique.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando sea necesario para una finalidad legítima, cuando se respeten sus derechos prevalentes y cuando exista autorización de sus representantes o una base legal aplicable. Los clientes que carguen información de menores en una solución son responsables de contar con las autorizaciones correspondientes.
Prestación del servicio, autenticación, soporte, seguridad, prevención de fraude, monitoreo, facturación, análisis estadístico, entrenamiento operativo, automatización de procesos, integración con terceros, cumplimiento normativo, defensa jurídica, continuidad del negocio y mejora de productos.
Cuando la ley exija autorización, esta podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, formularios web, aceptación de términos, contratos, correos, mensajes, registros de plataforma, conductas inequívocas u otros mecanismos que permitan su consulta posterior.
La autorización no será necesaria en los casos exceptuados por la ley, por ejemplo, cuando se trate de información requerida por autoridad competente, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, finalidades históricas, estadísticas o científicas autorizadas por ley, datos relacionados con el registro civil u otros eventos legalmente permitidos.
Los usuarios autorizan el procesamiento de mensajes, metadatos, archivos adjuntos y registros operativos necesarios para la prestación de servicios mediante WhatsApp Business Platform y servicios de Meta. INTELLECTCO S.A.S. no controla la disponibilidad, políticas, cambios técnicos o decisiones comerciales de Meta Platforms Inc.
Los servicios podrán utilizar modelos de IA generativa, procesamiento de lenguaje natural, clasificación automática, automatización, agentes inteligentes, análisis predictivo y sistemas de apoyo a decisiones. Los resultados generados por IA pueden contener errores, omisiones o interpretaciones incorrectas y deben ser validados por los usuarios antes de ser utilizados para decisiones críticas.
Los datos podrán ser procesados en AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform u otros proveedores equivalentes. El usuario reconoce que los datos pueden almacenarse o procesarse fuera de Colombia de acuerdo con las arquitecturas tecnológicas implementadas.
INTELLECTCO S.A.S. podrá transferir o transmitir información a proveedores tecnológicos nacionales e internacionales para garantizar la prestación de los servicios contratados.
Cuando exista transmisión o transferencia internacional, se procurará que el tercero receptor actúe conforme a obligaciones contractuales, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales. En servicios en la nube, mensajería, analítica, facturación electrónica, infraestructura, soporte o inteligencia artificial, el procesamiento puede ocurrir fuera de Colombia según la arquitectura del proveedor.
Para operar los servicios, INTELLECTCO S.A.S. podrá apoyarse en proveedores de infraestructura, correo, mensajería, facturación electrónica, analítica, seguridad, almacenamiento, soporte, inteligencia artificial, monitoreo, autenticación y servicios profesionales.
Estos terceros solo deberán tratar los datos para las finalidades necesarias del servicio o de la relación contractual, de acuerdo con sus propias políticas, contratos, términos de servicio y las instrucciones aplicables cuando actúen como encargados.
Se implementan controles administrativos, físicos y tecnológicos razonables. Sin embargo, ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta frente a vulnerabilidades, ataques avanzados, errores humanos, fallas de terceros o eventos de fuerza mayor.
Las medidas podrán incluir control de accesos, gestión de credenciales, registros de auditoría, segregación de ambientes, respaldos, monitoreo, cifrado cuando aplique, revisión de permisos y prácticas de desarrollo seguro según la naturaleza del servicio.
INTELLECTCO S.A.S. no garantiza:
La compañía no será responsable por:
Los clientes y usuarios son responsables de:
Cuando un cliente configure formularios, canales, integraciones, bases de datos, usuarios, roles o automatizaciones, deberá asegurarse de que dichas configuraciones correspondan a finalidades legítimas y cuenten con las autorizaciones requeridas frente a sus propios titulares.
Los titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y acceder gratuitamente a sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada cuando aplique; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente conforme a la ley.
Los titulares podrán presentar consultas o reclamos escribiendo a hola@intellectco.com.co. La solicitud deberá incluir nombre del titular, identificación cuando sea necesaria para validar legitimación, descripción clara de la consulta o reclamo, datos de contacto y soportes que se quieran hacer valer.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos de corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
Si la solicitud es incompleta, se podrá requerir al interesado para que subsane la información faltante. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante complete la información, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de que pueda presentar una nueva solicitud.
La información podrá conservarse durante los periodos necesarios para fines contractuales, regulatorios, tributarios, operativos, de auditoría, continuidad del negocio y defensa jurídica.
Una vez cumplidas las finalidades o vencidos los términos legales o contractuales aplicables, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o conservados únicamente cuando exista una obligación legal, contractual, probatoria, de seguridad o defensa jurídica que lo justifique.
Podrán utilizarse cookies, píxeles, SDKs, identificadores persistentes, herramientas analíticas y tecnologías similares para seguridad, experiencia de usuario, marketing y operación de los servicios.
En el sitio web público, Google Analytics se utiliza únicamente cuando el visitante acepta el uso de analítica desde el aviso de consentimiento.
El sitio web público de IntellectCO recopila la información que el visitante decide enviar mediante enlaces de correo, formulario de contacto o interacción directa con los canales publicados. También puede tratar datos técnicos mínimos necesarios para seguridad, disponibilidad, diagnóstico de errores y funcionamiento del sitio.
La analítica de Google Analytics se carga únicamente después de la aceptación del visitante. El visitante puede rechazarla o modificar sus preferencias desde el enlace de preferencias de analítica disponible en el pie de página.
Los sistemas, algoritmos, configuraciones, metodologías, documentación, modelos y desarrollos asociados a los servicios son propiedad de INTELLECTCO S.A.S. o de sus respectivos titulares.
Los usuarios conservan la responsabilidad sobre la información que carguen, transmitan, almacenen o compartan mediante los servicios.
No se recopilarán intencionalmente datos de menores salvo autorización legal aplicable.
La compañía podrá adoptar medidas de contención, suspensión temporal de servicios, monitoreo y preservación de evidencia digital cuando resulte necesario.
Cuando un incidente pueda comprometer datos personales, se evaluará su alcance, impacto, titulares involucrados, medidas de mitigación y obligaciones de comunicación que resulten aplicables conforme a la ley, contratos vigentes o instrucciones del responsable del tratamiento.
La política podrá actualizarse en cualquier momento. La versión vigente será la publicada en los canales oficiales.
Si el cambio es sustancial y afecta la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, INTELLECTCO S.A.S. procurará informarlo antes o al momento de implementar la actualización. Cuando la modificación implique una nueva finalidad que requiera autorización, se solicitará la autorización correspondiente cuando aplique.
La presente política entra en vigor desde su publicación y permanecerá vigente mientras exista tratamiento de datos personales por parte de INTELLECTCO S.A.S.
La compañía podrá utilizar APIs de Meta exclusivamente para finalidades legítimas, operativas y autorizadas.
Los usuarios reconocen que la información compartida mediante plataformas Meta podrá estar sujeta a términos y condiciones adicionales definidos por Meta Platforms Inc.
Legalidad, transparencia, minimización de datos, limitación de finalidad, exactitud, integridad, confidencialidad, responsabilidad demostrada y privacidad desde el diseño.